Si bien la oferta de trabajo es atractiva, ¿ha notado que los nuevos empleados se van rápidamente? Si es así, es crucial identificar rápidamente el problema antes de que afecte negativamente a la competitividad de su empresa. Empecemos por lo básico: el proceso de onboarding.
Por qué es importante el onboarding a los nuevos empleados?
El Onboarding de empleados es algo más que una serie de tareas administrativas. Es un proceso estratégico que afecta significativamente varios aspectos de su organización. Sin embargo, si se ejecuta mal, puede dar lugar a un aumento de la rotación temprana de empleados.
Estas son algunas de las razones por las que es importante hacer un adecuado onboarding a un nuevo empleado:
Compromiso y productividad de los empleados
Un proceso de onboarding bien estructurado aumenta el compromiso y la productividad de los empleados. Cuando los nuevos miembros del equipo se sienten bienvenidos y se integran perfectamente en la cultura de la empresa, es más probable que se sientan valorados y motivados para contribuir desde el primer día. Si reciben una instrucción y un apoyo claros durante este período inicial, encontrarán su camino hacia sus nuevas responsabilidades más rápidamente.
Retención y satisfacción
Los procesos de onboarding eficaces mejoran las tasas de retención de empleados y la satisfacción laboral. Cuando los empleados tienen una experiencia positiva durante el onboarding , es más probable que permanezcan en la empresa durante más tiempo, lo que se traduce en una menor rotación y una reducción de los costes de contratación y formación de nuevos empleados. En pocas palabras: “Me gusta, así que me quedaré”.
Cumplimiento y precisión
Un proceso de onboarding bien llevado también garantiza una experiencia positiva de los empleados con aspectos administrativos, como el manejo de documentación y la formación en procedimientos. En esta etapa, es una buena idea ayudar con un software de recursos humanos que agilice el diligenciamiento y envío de documentos relevantes con prontitud, reduciendo el riesgo de errores costosos y problemas legales en el futuro.
Ahorre tiempo y recursos
Los procesos optimizados para la adaptación de los nuevos empleados proporcionan un ahorro en el tiempo del equipo y en los recursos financieros de la empresa. Cuando todo el onboarding se realiza sin problemas, los nuevos empleados asumen todas las tareas y establecen relaciones más rápido. Si además cuentan con el apoyo de un software de RRHH que automatice los procesos, reduzca la carga administrativa y proporcione funciones de autoservicio, podrán centrarse en tareas más estratégicas.
Cómo garantizar un proceso de onboarding de empleados sin problemas
Hay varias prácticas efectivas que ayudarán a una empresa a diseñar un proceso de onboarding efectivo. Vamos a dividirlos en 4 áreas principales: planificación, compartir experiencias, evaluación y mejoras:
PLANIFICACIÓN
Defina las rutas de onboarding :
Defina rutas de onboarding que describan todas las tareas necesarias, desde la recopilación de datos de los empleados hasta la asignación de capacitaciones y orientación. Esto garantiza la coherencia y la claridad en el proceso de introducción a la compañia. Puede basar su análisis en los comentarios de los empleados actuales de la empresa, utilizando encuestas con preguntas abiertas.
Utilice listas de verificación de onboarding y flujos de trabajo personalizados
Las listas de verificación de onboarding y los flujos de trabajo de onboarding sirven como herramientas útiles para realizar un seguimiento de las tareas y su progreso. Ayudan a los equipos de RRHH a mantener el orden y garantizan que no se salten pasos cruciales. Los flujos de trabajo automatizados pueden asociarse, por ejemplo, a los plazos para rellenar documentos, completar la formación, etc., pero también se puede incluir a un nuevo empleado en flujos de trabajo fuera del onboarding , como los flujos de trabajo relacionados con los eventos de la empresa (aniversarios, cumpleaños de compañeros). De esta manera, se sentirán parte del equipo desde el principio.
COMPARTIR EXPERIENCIAS
Personaliza las experiencias de onboarding
Personaliza la experiencia de onboarding para cada empleados. Adapte las rutas, las rutas educativas y los paquetes de formularios para el nuevo empleado: plantillas personalizables para nuevas contrataciones, manual del empleado, para satisfacer las necesidades específicas de cada nuevo miembro del equipo. Por ejemplo, supongamos que un nuevo empleado requiere capacitación en un tema en particular o muestra interés en un área específica de las actividades de la empresa. Vale la pena dirigirlos a la ruta de capacitación correcta de inmediato para que puedan mejorar rápidamente sus habilidades y comprometerse con sus responsabilidades. Reconozca y celebre los hitos clave en el proceso de onboarding , como completar la capacitación o el primer mes de trabajo.
Presentar a los miembros del equipo
Además de presentar al nuevo empleado al equipo, debe presentar el equipo al empleado. Organice actividades sociales o eventos de formación de equipos para apoyar la construcción de relaciones. Un paquete de bienvenida podría ser una buena solución, incluyendo documentos esenciales, políticas de la empresa y cualquier material que ayude al nuevo empleado a aclimatarse en la organización. No es necesario imprimir materiales; Basta con proporcionar acceso a los recursos relevantes de la base de conocimientos de la empresa. También puede asignar un mentor o colega para ayudar al nuevo empleado a navegar las primeras semanas.
Dar forma a la cultura de la empresa
Incorpore acciones e información en el proceso de onboarding que ayudarán a los nuevos empleados a comprender y adoptar la cultura y los valores de su empresa. Esta integración es crucial para construir un equipo cohesionado y motivado. Para ello, utilice una base de conocimientos centralizada, canales de comunicación de la empresa, una aplicación de gamificación, etc.
EVALUAR
Supervise y ajuste
Comunícate con los nuevos empleados antes de la fecha de inicio (pre onboarding), proporcionando información sobre qué esperar y qué preparativos deben hacer. Organice reuniones periódicas con los nuevos empleados durante las primeras semanas para abordar cualquier pregunta o inquietud. Recuerde evaluar regularmente el proceso de onboarding . Recopile los comentarios de los empleados, analícelos y realice ajustes para mejorar continuamente las experiencias de los nuevos empleados.
MEJORAS
Proporcionar condiciones técnicas
Cree un plan de onboarding detallado, que incluya todos los pasos necesarios, documentos, capacitación y reuniones de orientación. Configure todas las cuentas y sistemas tecnológicos necesarios con anticipación, incluido el correo electrónico, el acceso a la computadora y cualquier software especializado. Asegúrese de que el lugar de trabajo y las herramientas estén listos antes de que llegue el nuevo empleado.
Utilizar herramientas de onboarding
Utilice herramientas de software de onboarding de empleados que ofrezcan funciones como firmas electrónicas, notificaciones automáticas e integración con otras aplicaciones. Estas herramientas agilizan el proceso de onboarding y mejoran la experiencia de los empleados.
Tu guía para el software de onboarding de RRHH
Basándonos en las experiencias de nuestros clientes y en nuestras observaciones, hemos preparado una breve guía de software de onboarding. Le ayudará a comprender las características y los factores clave que debe tener en cuenta a la hora de evaluar las soluciones disponibles.
💡 ¿Qué tipos de software de onboarding hay disponibles en el mercado?
Sistemas de seguimiento de candidatos (ATS)
Los sistemas de seguimiento de candidatos suelen estar asociados a la contratación, pero algunos sistemas ATS pueden incluir funciones de onboarding . Permiten al equipo de RRHH crear perfiles de empleados, automatizar flujos de trabajo y asignar tareas a nuevos empleados.
Soluciones de automatización de RRHH
Podrían ser herramientas independientes utilizadas en varios procesos de RRHH, como simples rastreadores de tiempo. Sin embargo, el ahorro de tiempo real y recursos se logra con soluciones integrales: plataformas de recursos humanos que ayudan a reducir las tareas repetitivas en diferentes procesos de recursos humanos, incluido el onboarding de nuevos empleados.
Soluciones de personalización
Las soluciones personalizadas abordan necesidades específicas de la organización y pueden implicar la combinación de una plataforma de recursos humanos con otras aplicaciones. Ayudan a lograr la máxima eficiencia de los procesos y mejoran las experiencias de onboarding de los empleados.
💡 ¿En qué áreas las herramientas de onboarding pueden brindar mejoras?
Automatización de procesos de RRHH
- Agiliza las tareas administrativas, como el procesamiento de documentos y la entrada de datos.
- Garantice una mayor precisión y reduzca el riesgo de errores humanos.
Asignación y seguimiento de tareas
- Defina claramente las responsabilidades durante el proceso de onboarding .
- Supervise continuamente el progreso de las tareas.
Gestión eficaz de los datos y el rendimiento de los empleados
- Centralice los datos de los empleados para facilitar el acceso y el análisis.
- Facilitar la gestión eficaz del rendimiento de los empleados.
💡 ¿Es rentable implementar herramientas de onboarding?
Las herramientas de onboarding :
- Ahorran tiempo y dinero y reducen los errores manuales.
- Liberan recursos del equipo de RRHH para tareas más estratégicas.
- Son una inversión estratégica, ya que producen beneficios a largo plazo en términos de mayor eficiencia y mayor compromiso de los empleados.
- Impactan en la competitividad de la empresa como empleador y facilitar la atracción de talento proporcionando una experiencia positiva para los candidatos y los empleados.
💡 ¿Puede una empresa ser competitiva y atractiva para los nuevos empleados sin utilizar herramientas de onboarding?
Cuanto más grande es la empresa, mayor es la necesidad de automatización. Si no se implementan herramientas de automatización, incluido el onboarding , se reduce la eficiencia y puede resultar en una experiencia de onboarding menos atractiva para los nuevos empleados.
💡 ¿Qué beneficios adicionales ofrecen las herramientas de onboarding más allá de la eficiencia administrativa?
- Crean una primera impresión positiva para los nuevos empleados.
- Proporcionan una experiencia de onboarding positiva, coherente y eficiente para sus nuevos empleados.
- Contribuyen a una mayor satisfacción y engagement de los empleados.
- Refuerzan los valores y la misión de la empresa.
- Posicionan a la empresa como progresista y consciente de las tendencias, así como competitiva.
- Facilitan el desarrollo de habilidades de los empleados mediante la creación de itinerarios educativos personalizados para los diferentes roles de la organización.
- Mantienen el proceso de onboarding en el camino correcto a través de recordatorios oportunos.
Principales características del software de onboarding
A la hora de evaluar el software de onboarding de RRHH, busque las siguientes características principales*:
✔️ Asignación automatizada de tareas: Automatice la asignación de tareas de onboarding a los miembros del equipo de RRHH y a las nuevas contrataciones.
✔️Sistema de seguimiento de candidatos (ATS): Integre a la perfección su software de onboarding con su ATS para garantizar una transición fluida desde la etapa de contratación hasta la onboarding .
✔️ Verificaciones de antecedentes y formularios de impuestos: asegúrese de que el software admita verificaciones de antecedentes y simplifique la gestión de los formularios de impuestos y la documentación relacionada. ¡Es un complemento muy interesante y útil!
✔️ Flujos de trabajo personalizables: Elija un software que le permita crear flujos de trabajo de onboarding personalizados para que coincidan con sus procesos únicos de recursos humanos.
✔️ Firmas electrónicas: Habilite las firmas electrónicas para acelerar el cumplimiento en la entrega de la documentación y los formularios necesarios.
✔️ Perfiles de empleados y organigrama: Mantenga perfiles detallados de los empleados y visualice la estructura de la organización con una función de organigrama.
✔️ Rutas de aprendizaje: Facilite la formación de los empleados mediante la creación de rutas de aprendizaje personalizadas para diferentes roles dentro de la organización.
✔️ Listas de verificación de onboarding : acceda a las listas de verificación de onboarding integradas para realizar un seguimiento del progreso y asegurarse de que se completen todas las tareas requeridas.
✔️ Interfaz fácil de usar: Opte por una plataforma de software de onboarding fácil de usar que requiera una formación mínima tanto para los profesionales de RRHH como para los nuevos empleados.
// * Ignora la secuencia; todas las características han sido organizadas alfabéticamente para mayor claridad.
Selección de la solución adecuada para los procesos de onboarding
Con el software de onboarding de RRHH adecuado, puede crear una experiencia de onboarding fluida y productiva para los nuevos empleados, lo cual es esencial para el éxito en su empresa. Antes de elegir una solución de onboarding , tenga en cuenta los siguientes factores:
Escalabilidad:
Asegúrese de que el software pueda crecer junto con el desarrollo de su organización y la evolución de las necesidades de onboarding .
Capacidades de integración:
Evalúe qué tan bien se integra el software con las plataformas de recursos humanos existentes y otras herramientas necesarias.
Costes y ROI (Retorno de la Inversión):
Considere los costos de software y el retorno potencial de la inversión en términos de ahorro de tiempo, mayor eficiencia y reducción de los costos de rotación de empleados.
Soporte y Capacitación:
Evalúe el nivel de soporte y capacitación ofrecido por el proveedor de software. Asegúrese de que le proporcionarán un proceso de implementación sin problemas y soporte técnico en el futuro.
Seguridad y cumplimiento:
Verifique si el software cumple con los estándares de seguridad y cumplimiento de la industria para proteger los datos confidenciales de los empleados.
Opiniones de los usuarios:
Busque comentarios de los equipos de recursos humanos y de los nuevos empleados que han utilizado el software para evaluar la satisfacción y la funcionalidad del usuario.