¿Qué es un Workforce Management (WFM)?
Un Workforce Management (WFM) es una serie de herramientas de recursos humanos diseñadas para optimizar la planificación, el seguimiento y la administración de la fuerza laboral de una organización. Son una solución crucial para:
- organizaciones con un gran número de empleados,
- organizaciones que, además de contratar personal permanente, complementan su plantilla con empleados temporales, como los contratados a través de agencias de empleo,
- empresas que operan en sectores basados en turnos,
- empresas de sectores con necesidades complejas de programación y recursos humanos, como la salud.
Exploración de las características clave de un Workforce Management
Las funciones principales del workforce management incluyen:
Seguimiento de tiempo y asistencia 🔍
El software puede monitorear cuando cada empleado comienza y termina el trabajo, incluidos los descansos y los días libres. Muchas soluciones ahora incluyen autenticación biométrica y aprobaciones de tarjetas de tiempo para reducir los errores de cronometraje.
Gestión de permisos y ausencias 🏖️
Esta función ayuda a realizar un seguimiento y gestionar diversas formas de ausencias de los empleados, lo que garantiza que la empresa siempre cuente con el personal adecuado para cubrir las funciones esenciales.
Programación de empleados ⏰
El software WFM ayuda a crear y gestionar los horarios de trabajo de los empleados, teniendo en cuenta la disponibilidad, las habilidades y las regulaciones del tiempo de trabajo de los empleados. Facilita a las organizaciones la optimización de la gestión de la mano de obra para satisfacer las demandas de la fuerza laboral, controlar los costos de mano de obra y mejorar la productividad de los empleados.
Gestión de tareas y actividades 📌
Algunas soluciones de Workforce Management permiten asignar tareas y actividades a los empleados, fomentando una distribución eficiente del trabajo alineada con los objetivos de la organización.
Gestión del cumplimiento legal y normativo 📣
El software WFM incluye funciones para ayudar a las organizaciones a cumplir con las leyes y regulaciones laborales, como el seguimiento de las horas extras, la garantía de descansos y la gestión de otros requisitos legales, como las políticas internas de la empresa.
Pronóstico y presupuesto 💰
El workforce management suele estar equipado con módulos analíticos para pronosticar las necesidades de recursos humanos en función de datos y tendencias históricas. Esto permite a las empresas gestionar los presupuestos y planificar las necesidades de la fuerza laboral de forma más eficaz, incorporando capacidades de previsión.
Informes y análisis 📊
Las soluciones de workforce management (WFM) le permiten generar informes y análisis de datos sobre métricas relacionadas con la fuerza laboral, como la eficiencia laboral, la productividad y los costos, lo que ofrece visibilidad en tiempo real de las operaciones de la fuerza laboral.
Integraciones ⚙️
Las mejores soluciones de workforce management (WFM) ofrecen integración con otros sistemas, como plataformas HRIS, nómina y soluciones de planificación de recursos empresariales (ERP). Al incorporar aplicaciones móviles e inteligencia artificial, los WFM modernos proporcionan una flexibilidad y eficiencia sin precedentes. Por ejemplo, los dispositivos móviles permiten a los empleados gestionar sus horarios, intercambiar turnos y realizar un seguimiento de su tiempo de forma remota, mejorando la experiencia general de los empleados. Este enfoque de sistema todo en uno simplifica la administración de los equipos de trabajo, especialmente para los equipos y gerentes de recursos humanos.
Por qué implementar Workforce Management (WFM) está en auge?
La necesidad de la automatización de procesos
La tendencia que impulsa el desarrollo de este tipo de soluciones es la creciente demanda de las empresas para automatizar sus procesos de trabajo. Un Workforce Management (WFM) ofrece una gama de funciones que ayudan a las empresas a ahorrar tiempo y recursos, así como a minimizar el riesgo de errores humanos.
La necesidad de movilidad y trabajo remoto
La movilidad global y la demanda de trabajo remoto siguen creciendo. Como resultado, el software se está adaptando a las necesidades del mercado al volverse más móvil y estar disponible en línea. Permite acceder a la información y las herramientas necesarias desde cualquier lugar y dispositivo, lo que es particularmente crucial en los tiempos actuales en los que muchas empresas operan en un modelo híbrido y los empleados cambian a menudo de lugar de residencia.
Avances en Inteligencia Artificial
Las nuevas herramientas basadas en algoritmos avanzados proporcionan a las empresas una mejor visión de los datos de los procesos y permiten ajustes más rápidos en las estrategias de administración de personal en respuesta a las condiciones cambiantes del negocio. No es de extrañar que los proveedores de software compitan por mejorar sus productos para satisfacer mejor las necesidades de los clientes.
Industrias que ganan con el uso de workforce management (WFM)
Las soluciones de workforce management (WFM) desempeñan un papel fundamental en numerosas industrias donde la utilización eficiente de los recursos humanos es primordial. Cualquier falla en la gestión puede tener repercusiones financieras sustanciales. Estas industrias abarcan:
Atención en Salud
Un Workforce Management (WFM) tiene un valor incalculable para las organizaciones de la salud, incluidos los hospitales, las clínicas y otras instalaciones médicas que requieren personal las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Ayuda a gestionar los horarios de los empleados y garantiza el cumplimiento de las normas sobre horas de trabajo.
Telecomunicaciones y Banca
En los sectores de las telecomunicaciones y la banca, el uso de un Workforce Management (WFM) es fundamental para programar tareas en los departamentos de atención al cliente y los call center. Al analizar los datos históricos, permite equilibrar la carga de trabajo y mejorar la calidad del servicio al cliente.
Retail
El sector retail puede aprovechar el poder de las herramientas de workforce management (WFM) para ajustar los requisitos de personal en función de las horas pico de compras y las fluctuaciones estacionales en la demanda de los clientes. Esto permite a los retailers mantener una fuerza laboral óptima mientras administran de manera efectiva los costos de mano de obra.
Manufactura
En la industria manufacturera, las soluciones de workforce management (WFM) se emplean para planificar y monitorear las actividades de los empleados en la línea de producción. Esto garantiza que se disponga del número adecuado de trabajadores cualificados, lo que contribuye a procesos de producción eficientes.
Transporte y Logística
Los sectores del transporte y la logística dependen del workforce management (WFM) para planificar y realizar un seguimiento de las actividades de los conductores, el personal de almacén y otro personal involucrado en la cadena de suministro. Esta optimización ayuda a agilizar los plazos de entrega y la asignación de recursos.
Sector público
Las agencias e instituciones gubernamentales también se benefician de las soluciones de workforce management (WFM) en la gestión de los horarios de los empleados, particularmente en áreas críticas como la seguridad pública y la administración. Esto mejora la eficiencia operativa dentro del sector público.
Servicios Publicos
Las empresas que operan en el sector de los servicios públicos, incluidos los proveedores de energía y agua, pueden hacer un uso eficaz de las soluciones de workforce management (WFM). Estas herramientas ayudan a gestionar los equipos de servicio de campo, lo que permite respuestas rápidas a las solicitudes de mantenimiento y servicio, lo que garantiza la visibilidad en tiempo real y la asignación óptima de recursos.
El software y las soluciones de workforce management (WFM) se han vuelto indispensables para diversas industrias, ya que sirven como una herramienta estratégica para abordar los desafíos relacionados con la fuerza laboral y optimizar los procesos operativos.
Principales razones para implementar un workforce management (WFM)
Invertir en herramientas de workforce management (WFM) puede aportar numerosos beneficios a su negocio. Exploremos las razones para considerar estas soluciones:
Aumento de la productividad de los empleados
El Workforce management puede optimizar la programación de turnos de los empleados y los procesos de seguimiento de la asistencia. Con aplicaciones móviles para facilitar el acceso a los horarios programados, los empleados pueden administrar su tiempo de manera eficiente, lo que lleva a una mayor productividad.
Experiencia y satisfacción de los empleados
Un workforce management (WFM) de última generación prioriza la experiencia del empleado. Las aplicaciones móviles permiten a los empleados ver y administrar horarios, intercambiar turnos y utilizar otras herramientas de administración de equipos de trabajo, lo que en última instancia mejora la satisfacción y el engagement de los empleados.
Colaboración en equipo con el uso de Apps
Con aplicaciones móviles y sistemas todo en uno, un Workforce Management (WFM) fomenta la colaboración entre los equipos. Los gerentes pueden crear fácilmente horarios, intercambiar turnos y generar informes sobre la marcha desde su smartphone.
Ahorro y control de costos de mano de obra
Los mejores Workforce management ofrecen visibilidad en tiempo real del tiempo y la asistencia de los empleados, lo que permite a las empresas monitorear los costos laborales de manera efectiva. Esto ayuda a reducir gastos innecesarios y garantiza el cumplimiento de las leyes laborales.
Ahorro de tiempo y procesos automatizados
Los Workforce management automatizan el seguimiento del tiempo y la gestión de nóminas, ahorrando un tiempo valioso a los lideres de proceso. Esta automatización garantiza la precisión de los pagos tanto para los empleados antiguos como para los nuevos empleados.
Cumplimiento legal y normativo
Los Workforce management correctamente parametrizados ayudan a cumplir con las leyes laborales y las políticas internas. Incluyen funciones para la gestión de licencias legales , el seguimiento preciso del tiempo, la gestión de ausencias, el cumplimiento del reglamento interno de trabajo y la normativa.
Toma de decisiones basada en datos
Los Workforce management más modernos y avanzados utilizan inteligencia artificial para la previsión. Esto permite a los gerentes y equipos de recursos humanos tomar decisiones informadas basadas en datos precisos, incluido el desempeño de los empleados, la demanda de los clientes y la dinámica general de los recursos humanos.
Obtención rápida y en línea de insights: Workforce Management (WFM)
Para mejorar la eficiencia de la organización, es imprescindible la implementación de una solución sólida de workforce management (WFM). Esta solución integral abarca aspectos vitales como el seguimiento del tiempo de los empleados, los flujos de trabajo automatizados y las herramientas de colaboración, lo que permite a las empresas liberar todo su potencial.
Al integrar estratégicamente los flujos de trabajo automatizados, las organizaciones pueden obtener información detallada sobre sus complejidades operativas. Al mismo tiempo, pueden aliviar los puntos débiles comunes, incluidos los desafíos asociados con los procesos manuales y la dependencia de los biométricos tradicionales. La inclusión de una aplicación móvil fácil de usar añade otra capa de accesibilidad y flexibilidad al sistema general de administración de talento.
Para garantizar una transición fluida y una utilización eficaz de estas herramientas, es crucial aprovechar los servicios profesionales especializados del workforce management (WFM). Estos servicios permiten a los gerentes comprender y navegar por las complejidades de la nómina, los horarios de los empleados, el seguimiento del tiempo y otros procesos de recursos humanos. En última instancia, este enfoque estratégico contribuye significativamente al éxito general de la organización.