¿Qué es un Mobile Workforce Management?
¿Qué tienen en común los operarios de campo, los empleados de campo, los trabajadores híbridos, los trabajadores de la construcción y otros representantes de la fuerza laboral remota? Son trabajadores sin escritorio, no atados a un lugar de trabajo específico ni confinados a una oficina física. De hecho, constituyen la fuerza de trabajo móvil.
La fuerza de trabajo móvil se refiere a los empleados capaces de trabajar en varios lugares, ya sea de forma remota desde casa o en otro lugar. Dependen de la tecnología de las telecomunicaciones y los dispositivos móviles, incluidos los teléfonos inteligentes, las tabletas, las computadoras portátiles y el software especializado.
Algunos ejemplos de funciones de la fuerza de trabajo móvil son:
- Técnicos, personal de reparación y proveedores de servicios que necesitan viajar a los clientes para su instalación, reparación o mantenimiento.
- Obreros, constructores y contratistas que trabajan en obras de construcción.
- Trabajadores en cadenas de tiendas.
- Agentes inmobiliarios.
- Agentes de seguros.
- Proveedores de atención domiciliaria, incluidos los que cuidan a los enfermos o a los niños pequeños.
- Y otros cuyo uso de la tecnología móvil les permite prestar servicios sin estar atados a una ubicación física central.
¿Por qué es importante una fuerza de trabajo móvil?
Si bien ciertas industrias, tipos de lugares de trabajo y puestos no permiten la movilidad, hay muchos en los que la movilidad de la fuerza laboral ofrece ventajas significativas tanto para los empleados como para las empresas.
Flexibilidad y conciliación de la vida laboral y familiar:
El trabajo móvil facilita el equilibrio entre el trabajo y la vida personal. Los trabajadores remotos pueden atender compromisos personales mientras cumplen con sus deberes profesionales. Mejora la flexibilidad del proceso de trabajo, lo que permite que las fuerzas de trabajo móviles se adapten rápidamente a las circunstancias cambiantes y a las expectativas de los clientes.
Aumento de la productividad:
La gestión de la fuerza de trabajo móvil optimiza la asignación de recursos. Permite a las organizaciones asignar recursos humanos de manera más eficiente, reduciendo los tiempos de finalización de tareas e impactando positivamente en la calidad del servicio.
Continuidad del negocio:
Una fuerza de trabajo móvil mejora la continuidad del negocio al reducir el impacto de interrupciones como desastres naturales o eventos imprevistos. Los empleados pueden continuar con su trabajo incluso si no pueden acceder a una oficina física.
Agilidad Organizacional:
Además, facilita el cumplimiento de las expectativas de los clientes. Los empleados móviles pueden responder rápidamente a las consultas de los clientes, proporcionar soluciones in situ y satisfacer las crecientes expectativas de servicio y satisfacción del cliente.
Colaboración global:
Con la tecnología móvil, es más fácil mantener una comunicación fluida y en tiempo real entre los miembros del equipo, independientemente de su ubicación física. Esto es especialmente importante para los empleados de servicio de campo que necesitan colaborar con despachadores y colegas.
Desafíos en la gestión de trabajadores móviles
Gestionar a los empleados que trabajan en una ubicación central es difícil, y mucho mas gestionar a los trabajadores remotos. Son muchos los retos que una empresa debe superar para que este proceso funcione sin problemas, y entre los más comunes se encuentran:
Resistencia al cambio:
Los empleados a menudo se resisten a la introducción de nuevas tecnologías y procesos de trabajo. La solución a este reto pasa por una formación integral y una mayor comunicación para enfatizar los beneficios de la innovación.
Problemas con la integración:
La integración de los miembros de la fuerza de trabajo móvil usualmente tienen dificultades para sumarse de manera rapida y adecuada a la cultura y procesos corporativos, incluso para acercarse a otros miembros presenciales de las compañías
Problemas de seguridad de datos:
El almacenamiento de datos confidenciales de los clientes en dispositivos móviles puede plantear riesgos de seguridad. La solución radica en implementar medidas de seguridad sólidas y educar a los empleados sobre las mejores prácticas para la ciberseguridad de los datos.
Compatibilidad de dispositivos:
Es posible que los dispositivos de la empresa no siempre sean compatibles con los de los miembros del equipo de trabajo móvil. Para resolver esto, opte por definir políticas claras en cuanto al uso de los diferentes dispositivos.
Entrenamiento y despliegue:
Capacitar adecuadamente a una fuerza de trabajo móvil puede llevar mucho tiempo. La solución pasa por desarrollar programas de formación integrales a los que se pueda acceder de forma remota.
Gestión de costos:
La implementación y el mantenimiento de equipos de trabajo móvil pueden ser costosos. Para mitigar esto, calcule el retorno de la inversión (ROI) para justificar el costo, teniendo en cuenta los beneficios a largo plazo, como el aumento de la productividad, la mejora de la satisfacción del cliente y la reducción de los costos operativos.
Cumplimiento normativo:
Dependiendo de su industria, puede haber regulaciones específicas con respecto al manejo de datos y la privacidad. Asegúrese de que su equipo de trabajo móvil cumpla con las normas, con auditorías periódicas y actualizaciones de software para obtener ayuda.
Adoptar un enfoque proactivo para abordar estos desafíos aumenta las posibilidades de implementar con éxito y cosechar todos los beneficios de la fuerza de trabajo móvil.
¿Qué es un Mobile Workforce Management (MWM)?
Mobile Workforce Management es una estrategia integral que utiliza la tecnología para supervisar de manera eficiente a los trabajadores móviles, lo que les permite ser tan productivos en el campo como en un entorno de oficina.
Workforce Management Móvil:
- Se centra principalmente en la propia fuerza de trabajo móvil.
- Depende en gran medida de la integración de la tecnología, utilizando dispositivos móviles, aplicaciones informáticas, seguimiento por GPS y sistemas de comunicación en tiempo real para permitir que los trabajadores móviles realicen tareas de manera óptima.
- Se distingue por la asignación eficiente de recursos para las tareas, teniendo en cuenta factores como las habilidades de los trabajadores, la disponibilidad y la proximidad a los lugares de trabajo para garantizar que se envíe a la persona adecuada al lugar correcto en el momento adecuado.
- Los trabajadores móviles en el sistema MWM pueden acceder a datos críticos en tiempo real, mejorando el proceso de toma de decisiones y el servicio al cliente.
Comprender la distinción entre Workforce Management Móvil y Field Service Management
MWM no debe confundirse con FSM, que se aplica en diversas industrias, incluidos los servicios técnicos, el servicio de equipos, el mantenimiento, la instalación, la reparación, los servicios automotrices y otros en los que el trabajo in situ o de campo es esencial.
Field Service Management (FSM):
- Abarca varios aspectos de las operaciones de campo, incluida la planificación, la asignación de tareas, la gestión de inventario y la gestión de las relaciones con los clientes.
- No se limita a un tipo específico de fuerza de trabajo móvil o industria.
- Se distingue por la gestión eficiente de los recursos, incluyendo el personal y el inventario.
- Garantiza que las citas de servicio se programen y asignen de manera eficiente, y que los técnicos tengan las piezas y herramientas necesarias.
- Pone un fuerte énfasis en la satisfacción del cliente.
¿Qué son las soluciones de Workforce Management Móvil?
Se refieren a un conjunto de tecnologías y herramientas diseñadas para agilizar y optimizar la gestión de una fuerza de trabajo móvil. Por lo general, abarcan las siguientes características clave:
Programación y distribución:
Utilizan flujos de trabajo optimizados y tecnologías modernas para programar tareas para los empleados en función de sus habilidades, ubicación y disponibilidad. La programación automática acelera la finalización de las tareas.
Seguimiento de ubicación:
Las soluciones MWM utilizan la tecnología GPS para rastrear a los trabajadores móviles, lo que facilita la optimización de sus actividades.
Seguimiento de tiempo y asistencia:
Permiten el monitoreo de las horas de trabajo, los descansos y las horas extras para los trabajadores remotos. Esto garantiza un procesamiento preciso de la nómina y el cumplimiento de la normativa laboral.
Gestión de las relaciones con los clientes (CRM):
Algunas herramientas de MWM integran funciones de CRM para realizar un seguimiento de las interacciones con los clientes, gestionar los datos de los clientes y mejorar la satisfacción general de los clientes.
Informes y análisis:
Los proveedores de soluciones MWM equipan sus ofertas con herramientas analíticas que generan informes sobre diversas facetas de la fuerza de trabajo móvil, incluida la productividad, la utilización de recursos y la satisfacción del cliente.
Las características técnicas de las soluciones de gestión de la fuerza de trabajo móvil incluyen:
- Integración con otros sistemas empresariales, como ERP (Enterprise Resource Planning) y sistemas de recursos humanos, asegurando la consistencia de los datos y la eficiencia de los procesos.
- Disponibilidad de aplicaciones móviles que los empleados pueden instalar en sus propios dispositivos (smartphones o tablets), facilitando el acceso a la información, la actualización del estado de las tareas y la comunicación con la sede en tiempo real.
- Facilitación de una comunicación fluida entre la oficina central y el campo a través de funciones como la comunicación instantánea, las llamadas telefónicas y las videoconferencias.
Los beneficios de la MWM
La gestión eficaz es crucial para las empresas que buscan optimizar la eficiencia de su fuerza laboral. Aquí hay 7 beneficios clave que pueden lograr:
Optimización de las horas de trabajo:
Esta tecnología permite a las empresas realizar un seguimiento de los trabajadores móviles en tiempo real, asignándoles tareas en sus ubicaciones más cercanas. Esto reduce los tiempos de desplazamiento y los tiempos de finalización de tareas, esenciales para la planificación de la capacidad y la continuidad del negocio.
Comunicación mejorada:
Facilitan una mejor comunicación entre los trabajadores híbridos, haciéndolos sentir parte del equipo incluso si se encuentran físicamente en ubicaciones remotas.
Mejorar el equilibrio entre el trabajo y la vida personal:
Las empresas pueden ayudar a sus empleados a mantener un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal al permitirles trabajar desde cualquier lugar utilizando sus dispositivos móviles.
Toma de decisiones informada:
Las empresas pueden tomar decisiones estratégicas basadas en datos cruciales e información clave, lo que respalda la planificación eficaz de la capacidad y garantiza la continuidad del negocio.
Mejora de la satisfacción y la experiencia del cliente:
Establecer flujos de trabajo continuos y analizar la productividad, las empresas no solo pueden cumplir, sino también superar las expectativas de los clientes. Por ejemplo, pueden proporcionar horarios de llegada más precisos para las citas de servicio, lo que lleva a una mejor experiencia del cliente.
Apoyo a la productividad del equipo:
Subraya la importancia de la tecnología móvil en la gestión de la fuerza de trabajo, mejorando la productividad de los empleados a través de la programación automatizada y la asignación eficiente de tareas. Esto reduce el tiempo de inactividad y mejora la priorización de tareas para los trabajadores de campo.
Seguridad y cumplimiento de los datos:
Aborda los problemas de seguridad de los datos garantizando el cumplimiento de normativas específicas (por ejemplo, GDPR o HIPAA) y protegiendo los datos de los clientes cuando los empleados utilizan sus propios dispositivos para acceder a los sistemas de la empresa. Esto garantiza el cumplimiento normativo y la seguridad de la fuerza de trabajo móvil.
¿Cómo elegir el mejor Workforce Management Móvil?
Para las empresas que buscan soluciones eficaces para la gestión de la fuerza de trabajo móvil, seleccionar el software adecuado es una decisión crucial. Aquí hay 7 consejos sobre cómo elegir la tecnología adecuada:
Defina las necesidades específicas de su negocio:
Describa con precisión los requisitos y objetivos únicos de su empresa. Identifique los desafíos y problemas que existen actualmente en sus procesos de gestión de empleados.
Prioriza una interfaz optimizada para dispositivos móviles:
Dé preferencia a las soluciones con una interfaz intuitiva diseñada para un uso fácil en una variedad de dispositivos móviles. Un enfoque de gestión centrado en los dispositivos móviles garantiza que su fuerza de trabajo móvil pueda acceder a la información y actualizarla sin problemas, manteniendo una comunicación eficaz.
Busque una solución con capacidad de integración:
Opte por un sistema que proporcione una integración perfecta con los sistemas existentes, como CRM, ERP y otras herramientas relacionadas con la gestión de empleados. Esto permitirá que los datos fluyan entre departamentos, lo que respaldará la eficiencia y eliminará la necesidad de ingresar datos manualmente.
Analice las capacidades de escalamiento de la herramienta:
Asegúrese de que el software elegido pueda crecer con su negocio, adaptándose a los aumentos en el número de empleados, el alcance de los servicios y la expansión geográfica. La escalabilidad es clave para la adaptación a largo plazo y la planificación de la capacidad.
Priorizar el cumplimiento legal y las medidas de seguridad:
Busque soluciones que cumplan con las regulaciones y estándares de la industria, especialmente si su empresa opera en un sector regulado. Las sólidas funciones de seguridad, incluido el cifrado de datos de varios niveles y los controles de acceso.
Elija Flexibilidad:
Seleccione una solución que ofrezca opciones de personalización para adaptarse a procesos y flujos de trabajo específicos. La flexibilidad es crucial para adaptarse a los requisitos empresariales cambiantes sin interrumpir el funcionamiento eficaz de los empleados.
Exija capacidades de comunicación y acceso en tiempo real:
Opte por herramientas de gestión que proporcionen acceso a los datos en tiempo real. Esta funcionalidad facilita la comunicación fluida entre los trabajadores móviles y permite la toma de decisiones basada en datos, lo que aumenta la eficiencia general y la satisfacción del cliente.
Al abordar estos detalles cruciales y adaptar la solución a las necesidades únicas de su fuerza de trabajo móvil, puede establecer flujos de trabajo continuos, mejorar la experiencia del cliente, lograr un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal para sus empleados y optimizar la gestión de servicios de campo.
